Indispensable pour les professionnels, le logiciel de traitement de texte Microsoft Word permet de réaliser des documents facilement. Jusqu’ici, il était ensuite nécessaire d’imprimer ces documents pour les signer et ensuite les scanner afin de les envoyer par courriel. Fastidieuse et peu respectueuse de l’environnement, cette méthode peut à présent être remplacée par la signature électronique de tous vos documents. Grâce à la
signature électronique Word, les entreprises disposent de nombreux avantages.
Le remplacement de tous vos documents papier
La
signature électronique Word est une méthode extrêmement pratique et facile à mettre en place dans la vie des sociétés. Elle consiste à utiliser un service approprié (logiciel ou application) pour insérer très rapidement un espace dédié à la signature dans vos documents Word. Vous pourrez de cette manière signer vos documents en ligne de manière totalement légale sans avoir besoin de les imprimer puis de les scanner ensuite pour les faire parvenir à vos contacts. La dématérialisation s’est imposée depuis quelques années dans les entreprises pour des raisons tant de diminution des coûts que de gain de temps. C’est aussi et surtout une opération pertinente sur le plan écologique. En favorisant la signature électronique, vous contribuez à réduire fortement les documents imprimés dans l’entreprise.
Un gain de temps important pour les sociétés
La simplification des échanges avec vos contacts est un gage d’efficacité au quotidien. La solution de la signature électronique Word est idéale pour conclure plus rapidement vos accords, accélérer les formalités administratives et passer librement de fichiers Word à des versions en PDF sans avoir à recourir à l’impression de documents. Pour les chefs d’entreprise, généraliser cette manière de procéder est un moyen de ne pas perdre de temps avec de la paperasse à envoyer ou à stocker et de faciliter ainsi le travail des équipes. Libéré du support papier, vous pourrez également réduire vos dépenses à l’année, l’encre d’imprimante faisant partie des liquides les plus chers au monde. La signature électronique vous permet aussi de valider des accords à distance immédiatement, une méthode parfois indispensable en déplacement.
Un mode de signature 100 % légal
Bien entendu, opter pour la signature digitale dans le domaine professionnel n’est possible que parce que ce type de signature possède une valeur juridique en tout point identique à la signature manuscrite. Un processus d’identification renforcée est proposé pour vérifier l’identité de chaque signataire. Vos partenaires pourront confirmer leur identité au moyen d’un SMS avant de signer tout document. En vous tournant vers un logiciel édité par une société reconnue et agréée, un certificat électronique authentifie les signatures qui ne peuvent plus alors être contestées.
